Peel en Maas InZicht: evenementen

Peel en Maas heeft een bruisend verenigingsleven. Er wordt veel georganiseerd en daar zijn we blij mee. Maar voordat een evenement gehouden kan worden wordt eerst bekeken of er vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Voor aanvang van een evenement wordt regelmatig gecontroleerd of alles wordt uitgevoerd als afgesproken: dit noemen we de schouw. We zochten May Steen, medewerker Integrale vergunningen op tijdens de schouw bij de volksfeesten in Baarlo.

Mijn naam is May Steen. Ik ben vergunningen verlener APV en bijzondere wetten bij de Gemeente Peel en Maas. Daar ben ik nu 5 jaar bij in dienst. Maar per 1 oktober 2024 dan verlaat ik deze functie en hebben we een nieuwe opvolger voor deze functie. Dat is Roy Schoester. Die gaat straks deze functie overnemen.

We kennen 3 soorten evenementen. Dat zijn de vergunningsvrije evenementen, de meldingsplichtige evenementen en de vergunningsevenementen. Dat betekent dus dat je de keuze hebt afhankelijk van hoe je evenement eruit ziet wat je doet. En zoals je hierachter ziet dit is een vergunning plichtig evenement. En dan moet je aan een aantal vereisten voldoen. Op de website van de gemeente Peel en Maas kun je een check doen en dan zie je vanzelf wat je bent.

De reden waarom dat ze de verguninning moeten aanvragen gaat hem vooral om het toetsen aan wet en regelgeving. Wat wij als gemeente proberen te doen is samen met de organisator van zo'n evenement te kijken hoe dat we veilig en verantwoord evenementen georganiseerd kunnen krijgen. Waar eigenlijk iedereen gezellig z'n feest kan vieren. Nou de gemeente die kijkt naar wet en regelgeving om samen te zorgen dat het een veilig evenement is. Dat doen wij niet alleen. Als gemeente, nadat wij een aanvraag hebben binnen gekregen, dan vragen wij advies bij politie, brandweer en GHOR en dan kijken we samen naar het evenement. Hoe het is opgebouwd, welke zaken er staan, waar je misschien nog iets extra's voor moet doen.

Wij beoordelen dus aan de hand van wat wij binnen krijgen de aanvraag. Je moet wel aan bepaalde indieningsvereisten voldoen. Dus er moeten goede tekeningen bij zitten, vragenformulier moet je compleet, in sommige gevallen moet er ook nog een veiligheidsplan ingediend worden.

Nadat wij de aanvraag binnen gekregen hebben doen wij eigenlijk een risicocheck. Daar hebben we een formulier voor. En aan de hand van een risicocheck zien we of iets een a, b of c evenement is. En aan de hand van die check wordt dan ook gekeken of de aanvraag voldoende is. Wat vooral belangrijk is, is dat je kijkt wat voor bouwwerken, bouwsels, zet je neer. Wat voor publieksprofiel komt er. Dus zijn het vooral jongeren of zijn het vooral ouderen. Je kijkt naar alcohol, het alcoholgebruik. Dat zijn allemaal toets kaders die wij meenemen in de advisering enerzijds van de politie of de GHOR en anderzijds van de brandweer. Zodat zij goed advies kunnen geven. Het is dus wel belangrijk dat er een goede aanvraag komt.

De politie, brandweer en GHOR, dat zijn onze externe partners. Die sturen wij ook letterlijk de aanvraag met de tekeningen toe. Zodat zij een goed advies kunnen geven. En we hebben natuurlijk ook intern onze eigen partners, dan moet je denken aan Ruimtelijke Ordening, als het bijvoorbeeld om een bestemmingsplan gaat. Dan heb je groen, dus Openbare Ruimte, om te kijken of de locatie waar je het wilt houden, of dat wel past. En we hebben altijd nog een toets van onze verkeerskundige, als er verkeersmaatregelen nodig zijn. Dan kijkt hij ook met de organisator mee of dat de verkeersmaatregelen goed en voldoende zijn.

De vergunningen die verlenen wij niet heel ver van tevoren. Dat heeft een aantal redenen. Gewoon om het feit dat het gewoon niet lukt. Dus op het moment dat wij 8 weken van tevoren een aanvraag binnen krijgen en die moet bijvoorbeeld naar politie, brandweer en GHOR, dan snap je dat daar ook wat tijd tussen zit en als we dan nog aanvullingen nodig hebben, ja dan vragen we die en dat verlengt dus de termijn. Dus als je die kort van tevoren aanvraagt, ja dan hebben wij daar wat meer tijd voor nodig en dan zie je ook dat wij pas kort voor het evenement af kunnen geven.

Vaak moeten wij sowieso ook wachten, om te kijken of er geen samenloop is met andere evenementen. Dus als je bijvoorbeeld iets een maand of 4 van tevoren aanvraagt dan hebben wij nog niet alle aanvragen voor de periode binnen. Wij toetsen ook de samenhang met andere evenementen. Dat er geen, tussen die evenementen, dat zich dat ook goed verhoudt. Maar vaak zie je ook dat we van sommige evenementen net te laat binnen krijgen. En die evenementen vinden dan vaak plaats voor een andere evenement. Ja dan moeten wij prioriteren en dan gaan we toch vaak voor dat evenement dat eerder plaats vindt. Dus wij doen ook altijd een oproep om tijdig een evenement aan te vragen. Zodat ook iedereen tijdig zijn vergunning kan krijgen.

In Baarlo bleek tijdens de schouw alles in orde en konden de Volksfeesten gehouden worden! Wil jij een evenement of feest organiseren, dan heb je in sommige gevallen een evenementenvergunning nodig. Voor sommige evenementen is een melding voldoende. Op onze website kun je controleren of je niets hoeft te doen, een melding moet doen of een evenementenvergunning moet aanvragen.
Vergeet je evenement niet aan te melden bij webmaster@peelenmaas.nl zodat het evenement uitgelicht wordt op de evenementenkalender