Handreiking participatie Peel en Maas

Wilt u een garage aan uw huis bouwen, een festival organiseren of aan de slag gaan met een speelterrein in de wijk? Of bent u beroepsmatig bezig met een groter plan, zoals de bouw van een appartementencomplex? Gemeente Peel en Maas vindt het belangrijk dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Dit wordt ook wel participatie genoemd. In Peel en Maas spreken we liever over ‘het goede gesprek voeren’.

Uw buren horen graag over uw plannen

Mensen die iets gaan merken van uw plan vinden het over het algemeen prettig als u hen zelf informeert over het plan en vraagt hoe het voor hen is. Buren stellen het op prijs om van u als initiatiefnemer over het plan te horen en het niet in de krant te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd.

Misschien is het mogelijk rekening te houden met hun belangen of wensen. Of is zelfs samenwerking mogelijk. Naast dat het goed is voor een prettige relatie of verstandhouding met de buren, is de kans groot dat het goede gesprek ook formele bezwaren voorkomt. U bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het goede gesprek. Wie precies de buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat u uw best doet om de mensen en organisaties die een mogelijk belang hebben bij uw plan te betrekken.

Anderen kunnen meedenken over uw plan

Als u in gesprek gaat over uw plan, komt u erachter wat uw omgeving ervan vindt. En welke belangen, kansen en zorgen er zijn. Misschien kunt u op basis hiervan uw plan nog aanpassen. Hierdoor wordt uw plan beter en hebt u minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder.

De gemeente wil een zorgvuldig besluit nemen

Voor de gemeente Peel en Maas is het belangrijk om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij uw plan spelen en hoe u hiermee denkt om te gaan. Hierdoor kunnen wij een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over uw plan.

Is ‘het goede gesprek’ altijd verplicht?

Participatie is in een aantal gevallen verplicht. Dan is het vastgelegd in gemeentelijk beleid. Komt u bij de gemeente met een plan waarbij participatie verplicht is? Dan wijzen wij u hierop.

In de gemeente Peel en Maas wordt het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij uw plan altijd gestimuleerd en geadviseerd, ook als dat niet verplicht is. De praktijk wijst namelijk uit dat dit leidt tot betere plannen en minder klachten en bezwaar. Als de gemeente moet afwegen of ze meewerkt aan uw plan, kan participatie een rol spelen. Goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning.

Hoe organiseer ik het gesprek met de omgeving? 

De relatiemanagers van de gemeente Peel en Maas adviseren u hier graag verder over. Eventueel kunnen de relatiemanagers u ook helpen met creatieve manieren voor het voeren van een goed gesprek. Het gesprek aangaan over uw plan doet u op de manier die u het beste lijkt. 

1. Breng in beeld wie er iets gaat merken van uw plan

Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouwt u een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op uw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als u uw bedrijf wilt gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van uw plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van uw plan, hoe groter de kring direct belanghebbenden. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een belangengroep of een maatschappelijke organisatie.

2. Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken

Voordat het gesprek plaatsvindt is het goed om te bepalen welke rol belanghebbenden hebben. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Wilt u een buurtfeest organiseren, dan is het handig om uw buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe.

Participatie kan dus verschillende vormen hebben.

• Mensen laten weten dat u een plan hebt.
• Mensen laten meedenken over uw plan.
• Mensen laten meewerken aan uw plan.
• Mensen laten meebeslissen over uw plan.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in uw plan zit om mee te denken of te werken, schept u duidelijkheid voor zowel jezelf als voor anderen.

3. Nodig de belanghebbenden uit

U bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van het gesprek. Afhankelijk van de impact dat uw plan heeft op de omgeving, nodigt u belanghebbenden tenminste 2 weken voordat het gesprek plaatsvindt, uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van u als initiatiefnemer, uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van uw plan.

4. Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Overleg het liefst met deelnemers van het gesprek op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met tekeningen. Het is makkelijker meedoen als u weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de tekeningen uit wat uw ideeën zijn. Geef ook aan waar u al rekening mee hebt gehouden als het gaat om uw omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren.

Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat deelnemers sámen belangrijk vinden. Geef aan of u wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen of is er regelgeving waar u rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met uw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw plan.

Het gesprek met de omgeving is een onderdeel van de ruimtelijke procedure van de gemeente Peel en Maas. In de besluitvorming kijkt de gemeente of het gesprek goed is gevoerd. Om dit te beoordelen, kunt u de volgende vragen als leidraad gebruiken.

1. Vormden de deelnemers aan het gesprek een goede afspiegeling van alle belanghebbenden van je plan?
2. Hoe hebben minder mondige/bescheiden  deelnemers hun inbreng geleverd?
3. Kon iedereen in vrijheid zijn mening geven?
4. Hoe is er geluisterd naar elkaar?
5. Wat heb je als initiatiefnemer met de wensen en ideeën van de deelnemers gedaan en waarom?
6. Hoe ben je omgegaan met afwijkende standpunten en zorgen van de deelnemers?
7. Hoe heb je alle verschillende belangen afgewogen?
8. Is het voor alle deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom?
9. Zijn alle deelnemers tijdig en duidelijk geïnformeerd?
10. Hoe waarderen de deelnemers de uitkomst en het proces van het gesprek?

5. Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken.

Wat vermeld u in elk geval in het verslag:

• Waar en wanneer heeft het gesprek plaatsgevonden.
• Wie heeft u uitgenodigd.
• Wie waren aanwezig als eigenaar/gebruiker van welk object.
• Wie heeft zich afgemeld.
• Een samenvatting van wat u als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw plan.
• Afspraken die u hebt gemaakt.

6. Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als u uw plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom u daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

7. Dien je vergunningaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met de deelnemers goed is afgerond, kunt u starten met de werkzaamheden wanneer u geen omgevingsvergunning nodig hebt. Wanneer u wel een vergunning nodig hebt, kunt u de aanvraag voor een omgevingsvergunning indienen. Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een  verantwoord besluit.

Hoe beoordeelt de gemeente het gesprek met de omgeving?

Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van uw initiatief. De gemeente kijkt naar wie u betrokken hebt, hoe u hen betrokken hebt en wat u gedaan hebt met de resultaten van het gesprek.

De gemeente neemt een beslissing op uw aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Als u het gesprek hebt gevoerd en u kunt dat aan de gemeente laten zien, dan kan u dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep gewoon bestaan. Door het voeren van een goed gesprek met uw omgeving, kunt u uw plan beter maken en is er meer kans op draagvlak. 

Advies relatiemanagers gemeente

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. Bij de relatiemanagers van de gemeente kunt u terecht met al uw vragen over participatie en het betrekken van de omgeving. Maar ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente u helpen.

Uiteindelijk gaat het erom dat u als initiatiefnemer met belanghebbenden en gemeente het gesprek voert en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Zo blijven we samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossing voor u en de gemeenschappen in Peel en Maas.

Hebt u nog geen relatiemanager? Neem dan contact op via e-mail of telefoonnummer 077 306 6666.

• Handreiking participatie Peel en Maas (PDF, 1.8 MB)